Praxisverwaltungssystem

Abrechnung, Dokumentation, Befundübermittlung – moderne Informationstechnik ist aus den meisten Praxen nicht mehr wegzudenken. Das Praxisverwaltungssystem (PVS) ist dabei das digitale Herzstück jeder Arztpraxis. Hier läuft die gesamte Organisation zusammen.

Doch das passende System für die eigene Praxis zu finden, ist nicht leicht. Bei dieser Entscheidung ist daher genau zu überlegen, welche Anforderungen das Praxisverwaltungssystem erfüllen sollte. Dabei spielen vor allem die Praxisgröße und die Organisationsform eine Rolle.

• Informieren Sie sich über die Anbieter und schauen Sie sich Demo-Videos an.
• Testen Sie die Software kostenlos und beziehen Sie dabei Ihr Praxispersonal mit ein.
• Notieren Sie offene Fragen und vereinbaren Sie Beratungstermine mit verschiedenen Anbietern.
• Lassen Sie sich ein Angebot für ein Jahr machen, so können Sie die Kosten der Angebote besser vergleichen.

Viele Praxen nutzen längst nicht alle Funktionen, die das eigene PVS zur Verfügung stellt. Nach Expertenschätzungen sind etwa 80 Prozent der Praxen unterschult – es gibt also noch eine Menge Potential, mehr aus dem vorhandenen PVS herauszuholen. Denn auch das beste System ist immer nur so gut wie seine Anwender. Daher ist es besonders wichtig, dass Sie und Ihr Praxispersonal versiert im Umgang mit dem PVS sind. In der Regel wird mit dem Verkauf der Praxissoftware auch eine kostenlose Schulung angeboten, die Sie in jedem Fall in Anspruch nehmen sollten. Zudem stellen viele Anbieter auch Lernvideos sowie Frage- & Antwortseiten zur Verfügung. Hier bekommen Sie einen guten Überblick darüber, was das System leisten kann. Für akute Fragen stehen zudem Telefonhotlines (Achtung: teilweise kostenpflichtig) oder der Kontakt per E-Mail zur Verfügung.

Moderne Praxisverwaltungssysteme können die Praxisabläufe deutlich optimieren. Im Zuge der Digitalisierung bieten viele Anbieter mittlerweile Schnittstellen zu mobilen Endgeräten oder den bequemen und sicheren Zugriff von zu Hause aus an. Zudem lassen sich Geräte wie EKG, Blutdruckmessgeräte oder ähnliche direkt mit dem PVS verbinden. Auf diese Weise können Übertragungsfehler vermieden werden.

Achtung: Die meisten PVS sind in sich geschlossene Systeme. Das macht den Wechsel zu einem anderen Anbieter aufwendig – so muss beim Transfer der Patientendaten einiges beachtet werden. Zudem kann nicht in jedes System ein externer Service, wie beispielsweise eine Online-Terminvereinbarung oder die Verwaltung der Materialwirtschaft, integriert werden. Dann muss das Personal parallel in zwei oder mehr Systemen arbeiten. Achten Sie bei der Neuanschaffung eines Praxisverwaltungssystems darauf, ob Ihr Anbieter solche Services bereits durch eigene Lösungen abdeckt oder aber offene Schnittstellen für die Anbindung externer Systeme vorhält.

Wenn Sie bereits länger mit Ihrem PVS arbeiten, lohnt es sich, zu schauen, ob Sie bereits alle vorhandenen Funktionalitäten optimal nutzen. Vielleicht lässt sich das bisherige System großflächiger einsetzen als bislang. Fragen Sie bei Ihrem Anbieter nach, ob es Updates oder Ergänzungen gibt, die sich für Ihren Praxisalltag eignen. Bei den meisten Systemen können Sie bestimmte Elemente, wie etwa einen Online Terminplaner oder ein Archivierungssystem, modulhaft hinzukaufen.

Eine weitere Möglichkeit, den Praxisalltag besonders effizient zu gestalten, ist die Definition von Standardprozessen im Praxisverwaltungssystem, die Patienten beim Besuch Ihrer Praxis durchlaufen. Wird beispielsweise bei der Erstaufnahme die Patientenakte am Bildschirm angelegt, öffnet sich automatisch ein Fenster mit Anamnesebogen und der Einverständniserklärung zur Datenverarbeitung. Für bestimmte Untersuchungen können beispielsweise Vorlagen des Laborscheins angelegt werden, sodass neben den Stammdaten auch die erforderlichen Parameter bereits ausgefüllt sind.

Intelligente Terminfolgen, automatisierte Bestellprozesse und eine rechtskonforme Dokumentation sind ebenso abbildbar, genau wie die „Reise“ des Patienten durch die Praxis: So kann der Patient nicht nur in der Realität, sondern auch virtuell ins Wartezimmer oder in den freien Behandlungsraum gesetzt werden.

Sogennante digitale Workflows schaffen eine Grundlage für reibungslose Abläufe in der Praxis, sparen Zeit und vermeiden eine Großzahl an Fehlerquellen. Die Software navigiert das Praxispersonal durch standardisierte Prozesse, die zuvor individuell für die eigene Praxis definiert werden. Weiterhin können für Behandler und Personal verschiedene Profile angelegt werden, um spezifische Aufgaben und Kommentare zuzuordnen. So weiß Ihr Praxispersonal immer, wo sich die Patienten und Ärzte gerade befinden, hat die Abläufe im Blick und sieht, was als nächstes zu tun ist.

✔ Zeitmanagement: Das PVS kann dabei unterstützen, zeitliche Abläufe im Praxisalltag zu messen und zu optimieren. So können Behandlungen und Terminvergaben zielgerichteter festgelegt und ineffiziente Praxisabläufe schnell sichtbar gemacht werden.

✔ Kopplung mit dem Telefon: Bestimmte Telefonanlagen können mit dem PVS gekoppelt werden. Es erkennt die Telefonnummer des Anrufers und zeigt automatisch Stammdaten, Behandlungshistorie oder anstehende Termine an.

✔ Datenerfassung und -austausch: Einige PVS bieten eine digitale Anamnese an und ermöglichen den Austausch von Notizen und Dokumenten, die beispielsweise während der Videosprechstunde gemacht worden sind.

✔ Abrechnungsoptimierung: Neben einer Datenbank mit Abrechnungsziffern, schlagen die meisten PVS auch schon passende Ziffern vor. Einige Systeme sind mit Künstlicher Intelligenz verknüpft, die im Hintergrund arbeitet und dazu lernt – z. B. durch den Vergleich über Ärzte einer Fachgruppe.

✔ Schichtplanung: Einige PVS verfügen bereits über einen integrierten Schichtplan. So sehen Sie auf einen Blick, welcher Mitarbeiter wann im Einsatz ist. Auch Abwesenheiten und das Tauschen von Schichten lassen sich erfassen.

✔ Terminplaner: Bei einigen Systemen lassen sich nicht nur intelligent freie Termine suchen – sie können auch mit Notizen versehen oder mit einer Terminerinnerung per E-Mail oder SMS hinterlegt werden.

✔ Online-Materialwirtschaft: Bei vielen PVS kann als Zusatzfunktion ein Programm hinzugekauft werden, das Ihre Materialbestände überwacht. So behalten Sie Verfallsdaten und Bestände im Blick und können auf Knopfdruck Bestell-, Lager- und Lieferlisten erstellen.

✔ Dokumentationshilfe: Mit einer automatischen Spracherkennung können Sie Karteieinträge, Briefe oder Formulare in das System diktieren. Bis zu 200.000 Fachbegriffe sind meist bereits integriert – neue Einträge können ganz einfach per Sprachsteuerung angelegt werden.

✔ Arzneimitteldatenbank: Bei dieser Zusatzfunktion wird Ihnen ein Nachschlagewerk zur Verfügung gestellt, das alle in Deutschland zugelassenen apothekenpflichtigen Arzneimittel mit den dazugehörigen wichtigsten Informationen enthält.

✔ Blankoformularbedruckung: Hier können Formularhintergrund und -inhalt auf spezielles, von der Kassenärztlichen Vereinigung zur Verfügung gestelltes, „Blankopapier“ gedruckt werden.

<sup>Aufgrund der besseren Lesbarkeit wird in den Texten der Einfachheit halber die männliche Form verwendet. Die weibliche Form ist selbstverständlich immer mit eingeschlossen.

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