Digitale Praxisorganisation

Natürlich gibt es in Ihrem Praxisalltag noch weitere Prozesse, die mithilfe von digitalen Lösungen einfacher und effizienter gestaltet werden können. Beispielhaft möchten wir Ihnen im Folgenden die Online-Warenwirtschaft, das digitale Personalmanagement und die digitale Finanzverwaltung näherbringen.

Die Bestellung von Verbrauchsmaterialien in Arztpraxen erfolgt heute häufig noch händisch über selbst erstellte Listen, per Telefon oder via Fax. Oft ist es schwer, hier den Überblick zu behalten, sodass das Bestellen neuer Ware viel Zeit kostet, das Verfallsdatum für Lagerbestände unbeachtet abläuft oder der Prozess fehleranfällig ist. Durch die Online-Warenwirtschaft (bislang nur für Zahnarztpraxen verfügbar) wird dies nun wesentlich einfacher. Bestände können Sie hier elektronisch registrieren und unkompliziert online ordern. Zudem sind die Lagerbestände auf einen Blick erfasst.

Mit Hilfe eines Smartphones oder eines Handscanners erfassen Ihre Mitarbeiter zunächst die aktuellen Bestände. Je nach System müssen für die Materialien Etiketten erstellt und gedruckt werden oder der Scanner erkennt die Barcodes auf den Verpackungen direkt und hinterlegt sie im System. Bei jedem Materialeinsatz scannt Ihr Praxispersonal den Barcode oder das Etikett erneut ein. Das System erfasst auf diese Weise automatisch den Verbrauch und ordnet diesen bei Bedarf einem Patienten zu. Droht das Material auszugehen oder rückt das Verfallsdatum näher, weist das System mit einer entsprechenden Warnung frühzeitig darauf hin. Da das Material einmal registriert ist, kann es ganz einfach online – oft mit einem Klick – nachbestellt werden. Bei einigen Anbietern geht das sogar per Smartphone oder Tablet. Lästige Inventuren oder das aufwendige Pflegen der Bestände Online-Warenwirtschaft: mit Excel-Listen entfällt.

✔ Bestände und Verfallsdaten auf einen Blick.
✔ Einfache Nachbestellung.
✔ Keine aufwendige Pflege von Listen.
✔ Inventur entfällt.

Auch in Sachen Personalplanung nutzen viele Arztpraxen aktuell noch einen Papierkalender. Arbeitet das gesamte Praxispersonal in diesem, wird es schnell unübersichtlich. Zudem lässt sich der Dienstplan lediglich in der Praxis selbst einsehen. Mit einer digitalen Lösung werden am Computer, per Tablet oder Smartphone Schichten eingeteilt, Arbeitszeiten sowie Krankheitsfälle erfasst und Urlaube der Mitarbeiter eingetragen. Ist der Dienstplan erstellt, bekommen alle Mitarbeiter eine Nachricht auf ihr Smartphone und können den Plan sofort, jederzeit und überall einsehen.

Weiterhin gibt es bei manchen Anbietern die Möglichkeit, das Praxispersonal aktiv bei der Planung mit einzubeziehen: Mitarbeiter können den Dienstplan nicht nur anschauen, sondern sich für bestimmte Schichten bewerben, einen Schichttausch beantragen oder online Urlaub einreichen. Auch rollierende Arbeitszeiten oder außerordentliche Verfügbarkeiten können im Dienstplan berücksichtigt werden. Langwierige Absprachen und Planungen in der Praxis vor Ort entfallen und die aktive Einbeziehung Ihrer Mitarbeiter führt zu mehr Zufriedenheit im Team.

Der große Vorteil eines digitalen Dienstplans ist vor allem seine Übersichtlichkeit. Er zeigt An- und Abwesenheiten, Überschneidungen oder Lücken auf einen Blick. So stellen Sie sicher, dass immer ausreichend Personal in der Praxis anwesend ist. Teilweise kann das Personal auch einzelnen Behandlern und Praxisräumlichkeiten direkt im System zugeordnet werden. Bei einigen Anbietern können Sie zudem jedem Mitarbeiter Qualifikationen zuweisen: So gehen Sie sicher, dass für jeden Aufgabenbereich genügend Personal bereitsteht.

Tipp: Auf der Suche nach geeigneten Programmen empfiehlt es sich, sich auch in anderen Berufszweigen umzuschauen. Dienstleistungsbranchen wie die Gastronomie sind hier bereits sehr gut aufgestellt.

✔ Übersichtlichkeit.
✔ Immer und überall einsehbar.
✔ Einfache Planung der Arbeits- und Urlaubszeiten.
✔ Aktives Einbeziehen der Mitarbeiter für mehr Zufriedenheit.
✔ Immer genug Personal steht zur Verfügung.

Den Durchblick bei den Finanzen zu behalten, ist eine Herausforderung für viele Praxen. Stromrechnungen, Belege für das Büromaterial bis hin zur Quittung des letzten Teammeetings – schnell sammelt sich ein Berg an Zetteln an. Ein Weg aus dem Buchhaltungschaos bieten bestimmte Programme, die alle relevanten Prozesse digitalisieren und automatisieren. Dafür werden zunächst alle digitalen und analogen Belege in einem digitalen Postkorb zusammengeführt. So haben Sie immer alle Zahlungseingänge und -ausgänge im Blick. Eine Anbindung zum Online-Banking vereinfacht das Begleichen von Rechnungsbeträgen. Einige Programme sind in der Lage, Belege außerdem automatisch zuzuordnen und vorzukontieren. Die Buchungssätze müssen dann nur noch von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern bestätigt werden. Darüber hinaus kann das Programm die Daten dank einer DATEV Schnittstelle direkt an Ihr Steuerbüro übermitteln. Dies vereinfacht die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater wesentlich. Denn Sie müssen nicht mehr mühsam Belege sammeln, sondern haben alles digital an einem Ort gespeichert. Die Programme funktionieren in der Regel auf jedem Endgerät, egal ob Mac, PC, Tablet oder Smartphone. So können Sie von überall und immer auf Ihre Daten zugreifen.

Einige Programme bieten zudem auch eine betriebswirtschaftliche Analyse Ihrer Praxiskennzahlen an. Dank der Auswertungen Ihrer Zahlen im Zeitverlauf und der Gegenüberstellung mit branchenspezifischen Referenzwerten bekommen Sie ein Gespür für Ihre wirtschaftliche Situation und sind damit in der Lage Einspar- und Optimierungspotentiale einfacher aufzudecken.

✔ Automatisierung der Prozesse.
✔ Zeitersparnis.
✔ Übersichtlichkeit.
✔ Immer und überall einsehbar.
✔ Unkomplizierte Übergabe an den Steuerberater.
✔ Betriebswirtschaftliche Analyse.

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