Die papierlose Praxis

Die Organisation des Alltags in der Arztpraxis ist immer noch von zwei wesentlichen Faktoren geprägt: Zeitmangel auf der einen, zeitraubende Abläufe auf der anderen Seite – gerade, wenn es um administrative Aufgaben geht. Häufig muss das Personal viele Zettel ausdrucken, diese von Patienten ausfüllen lassen und die Informationen dann händisch in die Praxissoftware übertragen.

Diese „Zettelwirtschaft“ kostet nicht nur viel Zeit, sondern birgt auch erhebliche Fehlerquellen. So müssen die Angestellten stets überprüfen, ob Patienten die Fragebögen vollständig und richtig ausgefüllt haben. Hinzu kommt, dass sich bei der Übertragung der Daten immer Fehler einschleichen können. Um diese Probleme zu umgehen, gibt es digitale Möglichkeiten, welche die administrativen Prozesse optimieren. So bleibt mehr Zeit für die Patienten.

Der Schlüssel zur papierlosen Praxis ist ein mobiles Endgerät, vorzugsweise ein Tablet, mit einer Anwendung, die die bisherigen Papierbögen ersetzt. Hier können Sie alles, was bislang in Papierform zwischen Praxis und Patient ausgetauscht wurde, nun digital abbilden.

Die App kann Sie beispielsweise bei der Anamnese unterstützen und Ihnen, schon bevor Sie den Patienten sehen, wichtige Informationen mit in das Gespräch geben. Aber auch weitere Unterlagen, wie Aufklärungsbögen, Datenschutzvereinbarung, Behandlungsverträge, Honorarvereinbarungen oder Patientenbefragungen lassen sich mithilfe einer derartigen Anwendung digitalisieren.

Der Vorteil: Wenn der Patient seine Daten mit Hilfe der App direkt auf dem Tablet erfasst, werden diese automatisch an die Praxissoftware übermittelt, sodass mögliche Eingabe- oder Übernahmefehler entfallen. Zusätzlich kann umweltschonend auf den Ausdruck von Papierbögen verzichtet werden. Alles was Sie dafür brauchen, ist ein handelsübliches Tablet mit einem aktuellen Betriebssystem. Einige Anbieter liefern das passende Tablet sogar direkt mit.

✔ Es bleibt mehr Zeit für die Betreuung und Versorgung der Patienten.
✔ Der Patient füllt die Daten direkt auf dem Tablet aus – keine unvollständigen Bögen, keine Übertragungsfehler.
✔ Die Informationen werden zeitgleich und automatisiert in die Datenbank Ihres Computers übertragen und der Krankenakte des Patienten zugeordnet.
✔ Der Patient kann direkt auf dem Tablet unterschreiben, so ist die Rechtssicherheit gewährleistet.
✔ Die gespeicherten Daten können für weitere Dokumente, wie z. B. für die automatisierte Arztbrieferstellung genutzt werden.

Zunächst wählt Ihr Praxispersonal aus, welches Formular von dem jeweiligen Patienten ausgefüllt werden soll. Dieses kann sich der Patient im Wartezimmer durchlesen und die Fragen direkt in der Anwendung beantworten.

Je nach Anbieter, enthalten die einzelnen Dokumente Hinweise zur Eingabe oder werden durch visuelle Grafiken unterstützt. Einige Softwares zeigen beispielsweise direkt an, wenn Fragen versehentlich nicht beantwortet wurden. So ist gesichert, dass alle Informationen, die Sie brauchen, vorliegen und eine aufwendige Kontrolle und das Nachtragen von Daten entfallen.

Am Ende kann der Patient das Formular auf dem Tablet rechtskonform und revisionssicher in der Anwendung signieren. Danach übergibt er das Tablet zurück an Ihre Praxismitarbeiter. Nun werden die Daten automatisch übertragen und direkt an den Computer übermittelt. Auf Wunsch bekommt der Patient papierhaft oder digital eine Kopie zur Verfügung gestellt

Schauen Sie genau, was Sie im Praxisalltag benötigen. Wollen Sie maximal flexibel sein oder reichen standardisierte Fragebögen aus? Die meisten Apps bieten zudem weitere Funktionen. So können Sie dem Patienten z. B. vor der Behandlung weitere Informationen in Form von Illustrationen oder Videos geben, sodass dieser besser auf das Gespräch vorbereitet ist.

Bei anderen Anbietern können Patienten zudem auf Schaubildern einzeichnen, wo sich körperliche Probleme befinden. So wird der Patient beim Formulieren seiner Beschwerden digital unterstützt. Zudem gibt es Anwendungen, in denen auch Sie als Arzt handschriftliche Informationen und Skizzen hinzufügen können – so lange der Patient nicht unterschrieben hat.

Einige Apps lassen die Erstellung von Statistiken zu, die beispielsweise die Patientenzufriedenheit abfragen. So können Probleme im Praxisalltag schnell erkannt werden. Fast alle Anwendungen bieten die Möglichkeit unterschiedlicher Spracheinstellungen. So können Patienten, die sich in der deutschen Sprache nicht sicher fühlen, die Fragebögen in ihrer Muttersprache ausfüllen. Bei der Übertragung der Daten werden diese dann wieder für Sie ins Deutsche übersetzt und wichtige Informationen fallen nicht einer Sprachbarriere zum Opfer.

Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Praxispersonal, welche zusätzlichen digitalen Funktionen Ihren Alltag tatsächlich erleichtern könnten.

<sup>Aufgrund der besseren Lesbarkeit wird in den Texten der Einfachheit halber die männliche Form verwendet. Die weibliche Form ist selbstverständlich immer mit eingeschlossen.

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