Schritt für Schritt zur digitalen Praxis

Jede Praxis ist anders, und eine Universallösung existiert nicht. Bei einer Großstadt-Praxis für Kinder und Jugendliche treten die Patienten mit anderen Bedürfnissen an einen Heilberufler heran, als bei einem ländlich gelegenen Hausarzt. Erstellen Sie Ihre Digitalstrategie also vor dem Hintergrund Ihrer Facharztrichtung, Ihres Standortes, Ihres Patientenstammes und Ihres Gesamt-Praxiskonzepts. Passt Digitalisierung zu Ihnen und Ihrer Praxis? Wirkt eine Umstellung authentisch? Können Sie sich mit den intelligenten Lösungen identifizieren und haben Sie Lust, über die Basics hinauszugehen?

Beantworten Sie diese Fragen in Ruhe und halten Sie Ihre Ideen schriftlich fest. Identifizieren Sie verschiedene Bereiche, die Sie zukünftig digitalisieren möchten. Diese können von Kommunikationslösungen über Verwaltungssoftware bis hin zu Elementen der Therapie gehen. Haben Sie bei allen Neuerungen ein Augenmerk auf aktuelle Anforderungen bezüglich Datenschutz, Telematikinfrastruktur sowie eine zeitgemäße IT-Architektur.

Wir haben eine Checkliste erstellt, die Sie auf Ihrem Weg in Ihre digitale Praxis unterstützen soll und geben fünf Tipps zur Orientierung.

Nachfolgend finden Sie die Tipps für Ihren Weg von der analogen zur digitalen Praxis.

Überdenken Sie Ihre Praxisprozesse aus dem Blickwinkel Ihrer Patienten. Mit dieser Sichtweise lässt sich die Frage "Wie viel Digitalisierung braucht meine Praxis?" häufig relativ leicht beantworten: Je länger es braucht, eine Information von A nach B zu bringen, desto eher lohnt es sich, den Prozess mit intelligenten Technologien abzubilden. Probieren Sie es einfach aus: Hat Ihr Anamnesebogen eine analoge Berechtigung oder könnte man die Informationen in Digitalform besser verwerten? Ihre Patienten bekommen Folgetermine auf einem Blatt Papier? Lassen Sie diese doch direkt per Mail oder App Ihren Patienten zukommen - so findet die Nachfolgeuntersuchung direkt im privaten Kalender auf dem Smartphone Platz. Fragen Sie Ihre Praxisbesucher bei der nächsten Untersuchung einfach, über welche Anwendung sie sich freuen würden.

Binden Sie Ihr Team in die Neugestaltung der Prozesse bzw. den Aufbau Ihrer digitalen Praxis aktiv mit ein. Überlegen Sie gemeinsam, bei welchen Prozessen sich eine Digitalisierung lohnt und welche Bereiche weiterhin eine analoge Berechtigung haben. So schaffen Sie nicht nur eine höhere Akzeptanz für die Integration neuer Anwendungen, vielleicht entdecken Sie sogar neue Interessen und Fähigkeiten bei Ihren Angestellten. Im Zuge dessen bietet es sich an, einzelnen Mitarbeitern die Verantwortung für neue Aufgaben zu übertragen. Das fördert neben dem Teamgeist auch die persönliche Motivation. Indem sich die Mitarbeiter selbst mit den Programmen auseinandersetzen, erweitern sie ihr Wissen, werden zu Experten und haben gleichzeitig einen Multiplikator-Effekt. Halten Sie einen regelmäßigen Austausch fest, um sich gegenseitig auf den neuesten Stand zu bringen sowie neue Ideen und Herausforderungen im Team zu besprechen. Zusätzliche Weiterbildungsangebote können helfen, notwendige Zusatzqualifikationen und Kompetenzen zu erlernen.

Sie möchten mit der Umsetzung Ihrer digitalen Praxis beginnen, sind aber mit der Informationsvielfalt und der Anzahl an Lösungen überfordert? Vollkommen verständlich. Gehen Sie einen Schritt nach dem anderen. Starten Sie für den Anfang beispielsweise mit einer Online-Terminvereinbarung, die einen echten Mehrwert für Ihre Patienten bietet, Ihren Arbeitsalltag erleichtert und dabei vergleichsweise kostengünstig ist.

Oder prüfen Sie, ob es aktuell Schwachstellen gibt, die Sie mit einem intelligenten Produkt heilen können. Ihnen geht ständig das Material aus und in Ihrem Warenlager häufen sich abgelaufene Artikel? Dann ist eine Online-Materialwirtschaft vielleicht das richtige für Sie. Ihre Patienten möchten einen Termin vereinbaren, beklagen sich aber über lange Wartezeiten und schlechte Erreichbarkeit? Ein smarter Telefonassistent kann hier Abhilfe schaffen. Recherchieren Sie Thema für Thema, lassen Sie sich kostenlose Testversionen von den Anbietern zur Verfügung stellen und machen Sie sich mit den einzelnen Lösungen vertraut. Schauen Sie auch, was ihre bestehende Software bereits abdeckt, welche Hersteller mehrere Produkte aus einer Hand anbieten und welche Lösungen preislich in Ihr Budget passen.

Ein modernes und integratives Praxisverwaltungssystem (PVS) kann zu einer deutlichen Optimierung der Praxisabläufe führen. Denn als Herzstück einer digitalen Praxis läuft hier die gesamte Organisation zusammen. Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, eine neue Software einzukaufen oder Ihren bisherigen Anbieter zu wechseln, sollte Sie sich zuvor ausreichend mit den verschiedenen Optionen auseinandersetzen. Die meisten PVS sind in sich geschlossene Systeme – Das macht den Wechsel zu einem anderen Hersteller oder die Integration von Programmen Dritter in der Regel aufwendig. Überprüfen Sie daher, welche Funktionalitäten Ihre jetzige Software mitbringt und ob Sie diese bereits optimal nutzen. Fragen Sie bei Ihrem Dienstleister nach, ob es Updates oder Ergänzungen gibt, die sich für Ihren Praxisalltag eignen. Bei den meisten Systemen können Sie neben der Basis-Ausstattung bestimmte Elemente, wie etwa einen Online-Terminplaner oder ein digitales Archivierungssystem, modulhaft hinzukaufen. Beziehen Sie auch hier Ihre Mitarbeiter in die Prozesse mit ein, bestimmen Sie Verantwortliche und sorgen Sie für ausreichend Schulungsmöglichkeiten.

Nicht zuletzt: Setzen Sie sich bewusst mit allen Daten auseinander, die in Ihrer Praxis zusammenlaufen. Von personenbezogenen Daten und Behandlungsdokumentation der Patienten über die Personal- und Praxisverwaltung bis zu Controlling und Buchhaltung. Welche Daten liegen Ihnen in welcher Form vor? Werden diese bereits digital erfasst und gespeichert oder handelt es sich um ein analoges Format, wie Karteikarte, Ordner oder Klemmbrett? Überlegen Sie, ob Sie die zur Verfügung stehenden Daten auf andere Art und Weise besser verwerten können.

Ein intelligentes Datenmanagement kann nicht nur Übertragungsfehler und Unvollständigkeiten beheben, sondern lässt auf einen Blick Potenziale erkennen. Einmal eingepflegt, können automatisierte und regelbasierte Auswertungen durchgeführt werden, die Ihnen dabei helfen, zu verschiedenen Themen den Überblick zu behalten. Was war noch gleich das Ergebnis Ihrer letzten Patientenumfrage? Und wieso sind Ihre Ausgaben im vergangenen Quartal vergleichsweise stark gestiegen? Vielleicht wollen Sie noch einen Schritt weitergehen und Ihre Praxiszahlen mit denen Ihrer Kollegen vergleichen. Auch hier gibt es bereits verschiedene Anbieter, die entsprechende Benchmark-Vergleiche ermöglichen – und das ohne dem Datenschutz zuwider zu laufen.

Sie möchten in Ihrer Praxis mit einem Sparring-Partner notwendige Änderungen planen und umsetzen? Die Praxisspezialisten der apoBank ebenfalls ein entsprechendes Angebot auf den Weg gebracht. Nutzen Sie die Erfahrung zur Praxisberatung.

Natürlich steht bei der ärztlichen Tätigkeit das Vertrauensverhältnis zwischen Heilberufler und Patient und nicht die Modernität Ihrer Niederlassung im Vordergrund. So ist die Etablierung einer digitalen Praxis in Deutschland kein Patentrezept für die strukturellen Herausforderungen des Gesundheitsmarktes. Sie kann aber den Weg ebnen für eine zielgerichtete und verbesserte Versorgung. Und sie geht auf die Bedarfe der Patienten ein, indem sie diese aktiver in die Behandlung mit einbezieht. Verstehen Sie die technologischen Erneuerungen deshalb nicht als Ersatz, sondern als verlängerten Arm zu Ihren Patienten.

Gleichzeitig können digitale Lösungen Ihren Praxisalltag erleichtern und Ihnen mehr Zeit am Patienten verschaffen. Es schadet nicht, sich aktiv mit den Themen auseinander zu setzen und Chancen der digitalen Praxis zu nutzen– und zwar in dem Maß, wie es sich für Sie und Ihre Mitarbeiter richtig anfühlt. Darüber hinaus wird es immer Bereiche geben, die nicht digital abbildbar sind. Dazu gehören beispielsweise ein freundliches Team oder ein empathischer Umgang mit den Praxisbesuchern.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie die digitale Praxis aussehen kann? Hier geht es zu weiteren hilfreichen Infos.