Praxisverwaltungssystem in der Praxis


Erfahrungsaustausch mit tomedo

Praxisverwaltungssystem - Wie kann es gehen?


Ein Praxisbeispiel

April 2022

Ein modernes Praxisverwaltungssystem (PVS) bildet das Herzstück jeder Arztpraxis. Die vielfältige Auswahl wirft bei Praxisinhaber*innen jedoch Fragen auf: Welches System ist das Richtige? Wie kriege ich das Praxispersonal fit für die neue Anwendung? Welche Tools lassen sich zusätzlich integrieren? Wie gehe ich die Umsetzung effizient an?

Wir wollten es genauer wissen und haben einen Hersteller von Praxisverwaltungssystemen ganz konkret befragt. Rede und Antwort stand uns Philipp Winklhofer von der zollsoft GmbH. Mit seiner digitalen Lösung tomedo bietet der Hersteller eine Arztsoftware, die nativ für Macintosh Operating System (Mac), iPhone und iPad zum Einsatz kommt. Wie es dazu kam, wie die digitale Lösung funktioniert und was Heilberuflerinnen und Heilberufler bei der Nutzung erwarten können, lesen Sie im Folgenden.

Herr Winklhofer, erzählen Sie uns doch etwas über die Entstehung Ihres PVS

Philipp Winklhofer: Den Grundstein für unsere digitale Lösung legte die Gründung der zollsoft GmbH. Sie geht auf die Eltern unserer Geschäftsführer zurück, Dres. Christine und Philipp Zollmann. Beide leiten große Praxen in Jena mit den Schwerpunkten Dermatologie und chirurgische Orthopädie. Als "Apple-Fans" konnten sie 2011 kein geeignetes PVS am Markt ausmachen und baten ihre Söhne, Dr. Andreas und Johannes Zollmann, um Hilfe. Die beiden studierten Informatiker entwickelten daraufhin eine eigene Lösung – und das war sie: Die Geburtsstunde unserer Praxissoftware tomedo.

Anfangs war sie nur für die elterlichen Praxen und ein paar befreundete Ärzt*innen gedacht. Inzwischen arbeiten mit diesem PVS über 5.000 Ärzt*innen aller Fachrichtungen und wir erfreuen uns über eine nachweislich extrem hohe Kundenzufriedenheit. Doch eines hat sich seit Beginn nicht geändert: Auch heute noch sind es die Eltern, die alle Neuentwicklungen zuerst auf Herz und Nieren testen.
Foto: Zollmann Brueder Entwickler des tomedo PVS
Dr. Andreas und Johannes Zollmann, Entwickler von tomedo

Ein Blick in die Arztsoftware: Herr Winklhofer, wie funktioniert die digitale Lösung? Gibt es (digitale) Zusatzfunktionen, wie eine Online-Terminvereinbarung oder Personalplaner, die bereits integriert oder ergänzt werden können?

Philipp Winklhofer: Den Kern unseres PVS bildet die Patientenakte. Die Abläufe werden über sogenannte "To-dos" gesteuert, die sich frei definieren und z.B. mit Raum- und Behandler-Ressourcen verknüpfen lassen. Dadurch ist jederzeit klare Sicht auf die Patientenströme und die Auslastung gewährleistet. Darüber hinaus bieten wir zahlreiche nützliche "Helferlein" wie z.B. die Zeiterfassung, den Dienst- und Urlaubsplaner, einen Impfmanager, nahezu alle relevanten Verträge zur Hausarztzentrierten Versorgung (kurz: HZV-Verträge), Unterstützung bei der Berufsgenossenschaft (BG)- und Privatabrechnung, automatisierte Terminerinnerungen oder ein Nachrichten- und Aufgaben-Modul.

Zu unserem Portfolio gehört außerdem unser Online-Terminkalender, der auf der Praxis-Website eingebunden werden kann und unser eigenes Telemedizin-Portal "arzt-direkt", das mit tomedo interagiert. Da wir auch die Erstellung von Praxis-Websites anbieten, können unsere Praxen wirklich alles, was sie für eine nutzenstiftende Digitalisierung benötigen, aus einer Hand beziehen.

An welchen Stellen entlastet ein PVS Inhaber*innen und Praxispersonal? Wie aufwendig ist es, sich mit dem System vertraut zu machen? Gibt es Unterstützung?

Philipp Winklhofer: Bei der Weiterentwicklung unseres PVS haben wir von Anfang an darauf geachtet, unsere Praxen möglichst an allen relevanten Stellen von bürokratischen und organisatorischen Aufgaben zu entlasten. Das beginnt bei der Anmeldung mit Tools, wie dem Online-Terminkalender, der integrierten Telefonanlage und dem Selbstanmelde-Terminal. Weitere Anwendungen, wie die Diktierfunktion und digitale Formulare auf dem iPad unterstützen bei der Untersuchung und Dokumentation. Abschließend sind Echtzeit-Fehlerlisten und Abrechnungs-Vorschläge eine wertvolle Ergänzung für die Abrechnungsfachkraft. Für besonders digital affine Praxisinhaber*innen, gibt es die Möglichkeit per Apple Watch einen Überblick über die nächsten Patient*innen oder wichtige Nachrichten aus dem unserem Nachrichten-Modul im Blick zu behalten.

Doch ganz gleich ob vollkommen durchdigitalisiert oder basic, eines unserer wichtigsten Paradigmen lautet "Klicks sparen", um so eine gute Usability zu erreichen. Zudem bietet die Arztsoftware viele verschiedene Anwendungsmöglichkeiten. Um diese im Praxisalltag bestmöglich auszuschöpfen, empfiehlt es sich, zu Beginn etwas Zeit zu investieren und sich intensiver mit dem PVS auseinanderzusetzen. Dieser initiale Aufwand birgt viel Potenzial, denn so können Abläufe später optimiert und automatisiert durchlaufen werden, wodurch sich viel Zeit einsparen lässt – Tag für Tag und Jahr für Jahr. Je mehr Zeit Nutzer*innen bereit sind für die Einarbeitung zu investieren, desto mehr kann insgesamt aus dem System herausgeholt werden.

Aber grundsätzlich gilt – nach einem Tag sind unsere Anwender*innen mit den Grundelementen vertraut und können starten, den Rest lernen sie täglich "on the job" dazu. Wenn es doch einmal hakt, bietet unser PVS zahlreiche Unterstützungen für die Einarbeitung an. Darüber hinaus hat das Praxisteam jederzeit Zugang zu unserem YouTube-Kanal, auf welchem Tutorials und Fachvorträge zu den wichtigsten Themen hinterlegt sind. Und zu guter Letzt natürlich der "Klassiker" – ein Handbuch, in dem buchstäblich jede Funktion und Maske verständlich erklärt ist.
Foto: Praxisverwaltungssystem tomedo
Nachrichten zu Patientenstroemen auf der Apple-Watch
Foto: Digitale Patientenstroeme im PVS von tomedo®
Foto: Digitale Unterlagen auf dem Tablet

Sie haben es eingangs schon erwähnt, tomedo zeichnet aus, dass das System auf Mac Hardware läuft. Gibt es Kostenunterschiede im Vergleich zur gängigen auf dem Markt verfügbaren Hardware auf die sich der Praxisinhaber*in vorbereiten muss?

Philipp Winklhofer: Um tomedo zu verwenden, benötigt man Macs lediglich für die Arbeitsplätze. Unsere Server-Software läuft auch auf Linux und ist damit plattformunabhängig. Wir haben schon mehrmals Hardware-Ausstattungen mit Windows- und Apple-Hardware durchgerechnet und die Kosten sind tatsächlich annähernd gleich. Der größte Unterschied ist: Macs leben deutlich länger und sind wartungsärmer. Darüber hinaus gibt es mittlerweile verschiedene Möglichkeiten, Hardware für die Praxis zu finanzieren oder zu leasen. Wir und unsere angebundenen IT-Partner unterstützen diese Entscheidungsprozesse intensiv und beraten Heilberufler*innen gerne.

Der Weg von der analogen in die digitale Praxis stellt viele Niedergelassene vor Herausforderungen. Worauf kommt es aus Ihrer Sicht am meisten an? Wie kann man die Umsetzung – gemeinsam mit seinen Mitarbeiter*innen – möglichst strukturiert und effektiv angehen?

Philipp Winklhofer: Dreh- und Angelpunkt einer sinnvoll digitalisierten Praxis ist ein modernes PVS, welches möglichst alle Funktionen vorhält, die in der eigenen Praxis nötig sind. Dieses sollte außerdem in der Lage sein, auch andere, ergänzende Software-Lösungen möglichst nahtlos anzubinden. Neben harten Kriterien, wie beispielsweise dem Leistungsumfang, dem Kostenmodell, die Anzahl der Software-Entwickler*innen, die am Produkt arbeiten sowie dem Betriebssystem sollte man auch auf sein Bauchgefühl und andere Kolleg*innen hören: Welchen Ruf hat der Support? Oder kann ich eventuell Referenz-Praxen in meiner Nähe besuchen?

In Ihrer Frage selbst liegt ein weiterer wichtiger Aspekt: Weil die Einführung einer neuen Lösung das ganze Team betrifft, empfiehlt es sich, zumindest die wichtigsten Personen in den Recherche- und Entscheidungsprozess zu involvieren. Das stärkt die Akzeptanz und den Willen, sich tief und schnell einzuarbeiten. Und darüber hinaus gilt sowohl für Inhaber*innen als auch alle Praxismitarbeitenden: Berührungsängste abbauen und praktisches Know-how sammeln. Wir haben eine Lernkurve bei unseren Anwendern beobachtet. Der erste Schritt ist immer der schwierigste, danach profitieren sie vom Rückenwind der gemachten Erfahrungen und jeder weitere Schritt in Richtung Digitalisierung fällt leichter.

Die Digitalisierung der eigenen Praxis ist sehr individuell. Wie lassen sich Praxiswünsche bei Ihrer Softwarelösung berücksichtigen?

Philipp Winklhofer: Jede medizinische Fachrichtung hat spezielle Anforderungen. Wir haben tomedo bereits für alle gängigen Fachgruppen angepasst und stellen die benötigten Funktionen bereit. Dabei stehen wir im engen Austausch mit unseren Anwender*innen, und das ist unheimlich wichtig für uns. Extra zu diesem Zweck haben wir unser "Co-Creators-Programm" entwickelt. Dies ermöglicht gestaltungswilligen Facharzt-Praxen sich als Inputgeber und Tester an der Entwicklung neuer Funktionen zu beteiligen. Sollten spezifische Praxiswünsche auch für unsere anderen Anwender*innen der betreffenden Fachrichtung nützlich sein, entwickeln wir diese kostenlos.

Auf welche Weiterentwicklungen oder Ergänzungen können sich Heilberufler*innen in Zukunft freuen?

Philipp Winklhofer: Die rasante Weiterentwicklung im Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) wird immer mehr Einfluss haben. Zum Beispiel in der Diagnostik, aber auch in der Therapie. Die immer leistungsfähigeren Geräte (iPhone & Co) werden, durch entsprechende ergänzende Sensorik, kostengünstigere Alternativen zu bislang teuren Medizingeräten bieten. Und das PVS wird durch Sprachsteuerung schrittweise zum digitalen Assistenten, der auf Zuruf Tätigkeiten erfüllen kann. Weil wir in Deutschland die Digitalisierung jahrzehntelang ausgesessen haben, liegt noch unheimlich viel Verbesserungs- und Einsparungspotenzial vor uns. Spannende Zeiten kommen auf uns zu!


Auch interessant: Wer wissen möchte, wie weit die Softwareanbieter mit Blick auf die Telematikinfrastruktur sind, findet über den TI-Score der gematik unter www.ti-score.de hilfreiche Informationen.